Verlinken statt Verschlagworten

Wohin mit der Word-Datei, der email, der Excel-Liste?

Die naheliegende Lösung: ein DMS (Dokumentenmanagement-System) - das gibt es für wenig Geld und schon ist das Problem gelöst ... vermeintlich.

Doch lassen wir die Systeme zunächst mal beiseite!

Wenn Sie ein Dokument suchen, wie würden Sie es am liebsten und einfachsten finden wollen?

Man "nähert" sich dem Dokument in der Regel über einen oder mehrere Begriffe, die den Inhalt betreffen.

Beschäftigt man sich gerade mit einer Teilaufgabe in einem Projekt, so könnte die Bezeichnung des Projektes oder die Projektnummer der naheliegende Einstieg in die Suche sein.

Wenn allerdings bereits einige hundert Dokumente zu diesem Projekt gespeichert wurden, genügt diese Eingrenzung nicht. Sie benötigen zur weiteren Eingrenzung noch mehr Details. So beispielsweise die Bezeichnung des betroffenen Bauteils, das in dem Teilprojekt entwickelt wird. Und ggfs. noch die Detailinfo, dass es sich bei dem gesuchten Dokument um die Prüfergebnisse einer Freigabeprüfung handelt.

Verwenden Sie ein DMS, so müssen Sie all diese Daten als Metadaten einpflegen. Eine Volltextsuche als Alternative wirft in der Regel zu viele Treffer aus. Es fehlt der "Kontext"

Ist Ihr Datenbestand in einem Graphen abgebildet, so wird ein Dokument als eigenständiges Datenobjekt - ein Knoten vom Typ "VersionControlledDocument" - repräsentiert. Die eigentliche Datei (z.B. Excel, PDF, eine Grafik) wird auf einem gesicherten Fileserver gespeichert und mit diesem Knoten verlinkt.

Nun wird dieser Datenknoten "in Kontext" zu den für ihn relevanten weiteren Datenelementen gesetzt. Knoten werden mit Knoten über Relationen verlinkt. Durch den Einsatz einer intuitiv nutzbaren Bedienoberfläche braucht man sich mit den Details eines Graphen nicht auseinandersetzen.

Diese flexibel einsetzbare Verlinkung mit anderen Datenobjekten ersetzt die Verschlagwortung eines klassischen DMS.

Ein Dokument kann somit über eine Vielzahl frei definierbarer "Sichten" gefunden werden. 

Ein Sicherheitsdatenblatt für ein zugekauftes Rohteil wird z.B. einerseits mit dem Lieferanten bzw. Hersteller verlinkt. Zum anderen aber auch mit dem betroffenen Bauteil. Werden bestimmte chemische Details benötigt, kann das Datenblatt zusätzlichen mit Compliance-Datenobjekten oder Knoten für die chemischen Substanzen verlinkt werden.

Dies erlaubt sowohl die Suche über den Lieferanten als auch über Bauteil oder REACH und RoHS Aussagen.

Verlinken ist ein mächtiges und flexibles Instrument. Ihren Wünschen sind hier keine Grenzen gesetzt.

Zudem erlaubt die Leistungsfähigkeit einer Graphdatenbank wie z.B. neo4 beispielsweise, Dokumentübersichten für Produkte mit komplexen Stücklisten mit hervorragenden Antwortzeiten zu generieren.

Weitere Beispiele für den möglichen Einsatz von Graphdatenbanken finden Sie hier